L’utilizzo delle e-mail aziendali e la responsabilità datoriale
Al giorno d’oggi molte aziende, anche di piccole dimensioni, adottano e-mail che riportano nell’indirizzo il dominio aziendale (es. xxx@azienda.it), così come frequentemente attribuiscono ai dipendenti o ai collaboratori appositi indirizzi di posta elettronica nominativi (es. nome.cognome@azienda.it). Questo modus operandi, senza dubbio efficace sotto molti punti di vista, espone però a potenziali rischi legali non indifferenti, che spesso non vengono considerati.
Cosa accadrebbe infatti se il dipendente, utilizzando la mail aziendale nominativa a lui fornita, cagionasse un danno ad altri soggetti? L’azienda ne sarebbe responsabile?
Il primo punto da chiarire a riguardo concerne la proprietà della casella di posta, anche nominativa. Orbene, come ha chiarito anche la giurisprudenza, la casella di posta è di proprietà dell’azienda ed è solo concessa in uso/detenzione al lavoratore per i soli fini lavorativi. L’azienda ha inoltre, a riguardo, poteri di controllo nei confronti della stessa (ex multis Tribunale Verona sentenza del 29/12/2015).
Ciò chiarito il secondo profilo attiene alla tutela della privacy.
L’account aziendale nel formato “nome.cognome@azienda.it” contiene infatti dati personali del dipendente, ed è quindi considerato a tutti gli effetti un dato personale, nei confronti del quale l’azienda si pone come titolare del trattamento, rientrando sotto la regolamentazione dell’Art.4 GDPR. Ciò rende necessario per l’azienda impartire istruzioni allo stesso dipendente sulle corrette modalità di utilizzo dell’account fornitogli (per esempio tramite la redazione di una policy interna, nella quale indicare gli utilizzi consentiti). Questo in quanto l’e-mail nel formato “nome.cognome@azienda.it”, se priva di regolamentazione sul suo utilizzo, è da considerarsi a tutti gli effetti come corrispondenza privata del lavoratore, con tutte le conseguenze annesse. Tra queste vi potrebbe essere anche il configurarsi del reato di violazione della corrispondenza (Art. 616 c.p.), in caso di controllo della casella di posta, priva di regolamentazione (e quindi di assenso da parte del lavoratore), da parte del datore di lavoro.
Chiariti questi aspetti preliminari, si rileva come una e-mail aziendale, specie se dotata di dominio proprio della azienda, sia riconducibile a quest’ultima, anche qualora fosse nominativa e in dotazione al singolo dipendente o collaboratore; pertanto, potrebbe sussistere una responsabilità in capo all’azienda per i fatti compiuti anche dal dipendente mediante l’utilizzo dell’indirizzo di posta fornitogli.
Ai sensi, infatti, dell’art. 2049 c.c. (Responsabilità di padroni e committenti) “i padroni e i committenti sono responsabili per i danni arrecati dal fatto illecito dei loro domestici e commessi nell’esercizio delle incombenze a cui sono adibiti”.
Nello specifico, secondo prevalente dottrina e giurisprudenza “il preponente è responsabile quando le incombenze che ha affidato al preposto hanno reso possibile, ovvero hanno favorito, la produzione dell’evento dannoso, anche nel caso in cui il dipendente abbia operato oltre i limiti delle sue incombenze e persino trasgredendo gli ordini ricevuti “(Cass. civ., Sez. lavoro, 07/08/1997, n. 7331; conformi anche Cass. 22343/2006; Cass. 6341/1998 Cass. 7331/19; Cass. 6506/1995). In tal senso la responsabilità sussiste, non solo quando sia configurabile una dipendenza causale diretta tra il fatto illecito e le mansioni affidate all’autore, ma anche quando tra tali due elementi sussista un rapporto di occasionalità necessaria.
L’azienda ha però la possibilità di andare esente da responsabilità quando il danno sia riconducibile all’attività privata del dipendente o del collaboratore: ciò si verifica quando il fatto è riconducibile alla sfera di autonomia del soggetto, cioè quando la condotta illecita è realizzata nello svolgimento di incarichi non a carattere professionale o lavorativo e, comunque, non riconducibili alle mansioni attribuite al dipendente.
È importante sottolineare come vi sia, a riguardo, anche un orientamento giurisprudenziale discordante, rispetto alla sufficiente esistenza del rapporto di occasionalità necessaria per il configurarsi di profili di responsabilità indiretta in capo all’azienda. Questo orientamento, seppur minoritario, individua come sia necessario accertare che il rapporto di dipendenza si ponga come “conditio sine qua non” della commissione del fatto dannoso.
Sull’individuazione dei limiti alla responsabilità datoriale la prevalente dottrina afferma che la responsabilità indiretta ex art. 2049 c.c. in capo all’azienda sussista nel caso in cui si versi in una situazione di rischio tipico, quando cioè il fatto illecito non derivi da eventi eccezionali e quando il danneggiato non sarebbe stato sottoposto al medesimo pericolo in assenza dell’uso strumentale compiuto dal dipendente.
In questo caso il preponente risponderebbe del danno derivato dal rischio tipico cagionato dal suo preposto.
Circostanza totalmente diversa sarebbe quella relativa a possibili accadimenti “atipici” o eccezionali. In questo caso il datore di lavoro (o l’azienda) non sarebbe in alcun modo responsabile per il danno derivante da questo tipo di evento. Infatti, nel caso di specie, l’attività del preposto si porrebbe come privata e cioè al di fuori della sfera di vigilanza, di controllo e di rischio tipico ascrivibile al preponente.
Per quanto concerne il tipo di attività svolta dal dipendente, grava sul danneggiato l’onere di fornire prova del fatto illecito, nonché di dimostrare che lo stesso sia riconducibile all’attività lavorativa svolta da quest’ultimo. L’azienda, per converso, potrà sempre fornire prova del contrario, dimostrando, nel caso, che il dipendente abbia agito per scopi privati – o comunque non legati alle mansioni lavorative che sono lui affidate – per i quali a lei non può essere attribuita responsabilità alcuna.
Nel caso, poi, in cui venisse accertata la responsabilità aziendale per il fatto illecito del preposto, è fatta sempre salva la possibilità per la stessa azienda di esercitare azione di regresso nei confronti del dipendente/collaboratore. Infatti, padrone e commesso rispondono per titoli distinti, ma uno solo è l’autore del danno. Pertanto, non si verifica l’ipotesi di concorso nella produzione del fatto dannoso, e la conseguente ripartizione dell’onere risarcitorio, secondo i criteri di cui all’art. 2055 (cfr. in tal senso Cassazione Civile, III Sezione, sentenza 05 luglio 2017 n. 16512). Qualora venisse invece accertato un concorso tra i due soggetti l’azienda potrebbe agire nei confronti del preposto soltanto pro quota, ai sensi dell’art. 2055 C.C.
In conclusione, considerata la posizione adottata dalla giurisprudenza, risulta fondamentale per un’azienda o un datore di lavoro porre estrema attenzione alla posta elettronica data in dotazione a collaboratori o dipendenti per le conseguenze sopra evidenziate.
Risulta poi ancor più essenziale redigere adeguate policy interne da far sottoscrivere ai dipendenti/collaboratori, indicanti modalità e limiti d’uso degli account forniti loro, nonché le possibili conseguenze e sanzioni disciplinari in caso di violazione delle policy stesse. Tutto ciò al fine di tutelarsi e di porre in essere l’opportuna attività di vigilanza richiesta e di scongiurare preventivamente utilizzi inopportuni e potenzialmente dannosi dei propri account.
Avv. Chiara Micera
